Рабочие встречи ужасны. Вот как сделать их лучше.

Когда пытаешься понять, почему встречи так плохо, это может помочь использовать аналогию нашего быстро истощающегося рыболовства. У рыбака на самом деле нет никаких стимулов для прекращения промысла, и страны не могут полностью договориться о том, кто должен нести ответственность за то, какая рыба попадает под их юрисдикцию. И поэтому никто не делает ничего, чтобы улучшить ситуацию, по всей вероятности, лишив будущие поколения возможности жевать пряные рулеты из тунца и жареную рыбу-меч, которыми мы наслаждались в таком большом изобилии.

Культура вокруг рабочих встреч страдает от аналогичной проблемы. В то время как на большинстве собраний есть де-факто лидер, кто-то руководит шоу, работа этого человека никогда не заключается в том, чтобы «выяснить, как проводить хорошие встречи». Люди также воспринимают текущее положение вещей как неизбежное: мы знаем, что встречи - это отстой, они ». Мы всегда сосали, так зачем тратить время, пытаясь сделать их лучше? В результате они продолжали заполнять наши списки в своеобразной трагедии на рабочем месте.

«Это само собой разумеющееся», - рассказывает Джозеф Аллен, профессор промышленной и организационной психологии в университете штата Небраска в Омахе. Inverse. «Мы знаем, что мы должны их иметь, но мы не уделяем им много энергии. И если все участники собрания не приложат усилия, чтобы сделать его лучше, то это не изменится… и странно, когда кто-то пытается сделать их лучше ».

Поскольку наша способность общаться друг с другом улучшилась за эти годы, по иронии судьбы, количество времени, которое мы проводим на собраниях, фактически увеличилось. В настоящее время сотрудники проводят в среднем 23 часа в неделю на собраниях, по сравнению с менее чем 10 в 1960-х годах. Семьдесят один процент старших менеджеров, опрошенных в недавнем исследовании, цитируемом Harvard Business Review сказали, что они нашли встречи неэффективными и непродуктивными. Почти столько же упомянутых собраний также не позволяли им выполнить свою работу. Аллен, который вместе с некоторыми коллегами из Университета Клемсона недавно завершил всесторонний обзор почти 200 научных работ о встречах, говорит, что это слишком много часов. Их результаты были недавно опубликованы в журнале Современные направления в психологической науке.

Тот факт, что встречи часто являются раздражающими или ненужными, не означает, что они несущественны.

«Мы должны собрать людей с разной информацией о проблеме, чтобы собраться вместе и найти инновационное и творческое решение, которое мы надеемся», - говорит Аллен. обратный, «Встречи позволяют нам сотрудничать, помогают нам получать ресурсы, необходимые для проекта, принимать решения. Они действительно, очень важны. Но мы должны быть очень осторожны с чрезмерным использованием ».

Другая проблема со встречами состоит в том, что, несмотря на то, насколько они разочаровывают и важны, на самом деле они не так хорошо изучены. Для его обзора по теме Аллен и его команда исследовали каждый бумага, которую они могут найти, написано с 2006 года, чуть меньше 200. Это может показаться большим, но если учесть, что с тех пор по теме лидерства было опубликовано более 1000 статей. прошлый год в одиночку, и вы начинаете понимать, что, на самом деле, мы не знаем так много о том, как провести хорошую встречу, как мы, вероятно, должны.

К счастью, 200 или около того исследований, которые Аллен и его команда исследовали сделал предложить некоторые рекомендации о том, как мы можем сделать встречи немного лучше.

Примите приглашение вежливости

Аллен говорит, что исследования показывают, что мы должны больше использовать приглашение вежливости. Одна из самых больших проблем со встречами на самом деле связана с благими намерениями; мы склонны приглашать слишком много людей, которые не должны быть там. Невнимательные, скучающие участники встречают яд, но в то же время, вы также не хотите исключать кого-то, у кого может быть более нюансированная или удивительная причина желать быть в комнате. Чтобы решить эту проблему, Аллен предлагает принять приглашение вежливости: приглашение, в котором вы очень четко признаете, что приглашаете их только в качестве вежливости и что они, вероятно, могут его пропустить. Людям нравится пропускать встречи.

Убить отчет о состоянии

Аллен говорит, что существует целый жанр встреч, который невероятно распространен и не служит какой-либо цели: «Круглый круг», «вот что нужно всем», отчет о состоянии, в котором люди ходят по кругу и объясняют, в чем они состоят. или поделиться прогрессом в данном проекте. Такого рода информация должна распространяться в электронном виде, и созыв каждого, чтобы выразить ее словами, является пустой тратой времени. Как кратко сказал Аллен: «Если это не связано с проектом, нам не нужна эта встреча».

Quash Жалобы, но не шутки

Как только встреча идет, выводы Аллена показывают, что на самом деле очень важно создать пространство для юмора. Смех помогает вовлечь людей в разговор, что способствует участию (что, в конце концов, и есть смысл встречи в первую очередь.) С другой стороны, Аллен говорит, что есть довольно большая опасность жаловаться, что может показаться довольно безобидный увидеть трафик на 95 сегодня? ») но может развить чувство отрешенности и безнадежности.

Не опаздывай

В то время как встречи, на которых никто не разговаривает или где один человек доминирует в разговоре, явно проблематичны, Аллен говорит, что исследование показывает, что самая коварная проблема со встречами - это запоздалость. Хотя «вовремя» кажется довольно очевидным протоколом, степень То, что один человек, опоздавший на собрание на шесть минут, может сорвать все это, на самом деле довольно шокирует. Например, в одном из исследований, которые изучали Аллен и его команда, была предпринята попытка найти различия в культурных взглядах, связанных с опозданием, в Китае, Чили, Италии, США, Германии и Нидерландах. Все это довольно разные культуры на рабочем месте, с разными ценностями в работе, и поэтому команда Аллена ожидала найти культурные различия с точки зрения важности пунктуальности. Они вообще не были.

«Существует некоторая драматическая последовательность в разочаровании опоздания на встречи», - говорит Аллен. «Можно подумать, что культура страны, их семейная жизнь, то, кем они являются как личность, повлияют на их оценку опыта встреч, но мы обнаружили, что наряду с глобализацией экономики произошла глобализация такого рода. офисная среда ».

В эти противоречивые, поляризованные времена, одна из немногих вещей, которые мы все Общим является то, что мы хотим, чтобы люди уважали наше время. А когда вы опаздываете, люди не просто сидят там и тушатся там, где им хотелось бы; они также культивируют плохие чувства не только об этой встрече, но все встречи которые выходят в будущем. Другими словами, когда вы опаздываете на собрание, вы не просто разрушаете это собрание для присутствующих там людей, но в первую очередь помогаете разрушить их саму концепцию собраний. Что напоминает мне, я должен, вероятно, самолет.

Это была адаптированная версия нашего стратегия информационный бюллетень, еженедельное изложение наиболее важных финансовых, карьерных и жизненных советов, которые вам понадобятся, чтобы прожить свою лучшую жизнь. Я Джеймс Деннин, редактор инноваций в обратный, Если у вас есть вопросы о деньгах или карьере, на которые вы хотели бы получить ответы, напишите мне по адресу [email protected] - и перейдите по ссылке «Стратегия»!